Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el
momento en que la operación se realiza, y su objeto es el de certificar
entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado un convenio.
Puede ser el ticket que emite una caja registradora de ventas, el cual se entrega a el cliente que ha hecho una compra al contado, o bien un
complicado contrato de muchas páginas relativo al arrendamiento de una costosa maquinaria;
pero tanto en uno como en otro caso describe la operación en forma escrita,
reduciendo así en gran parte las posibilidades de discrepancia futuras por
parte de los interesados.
Dentro del concepto de documentación mercantil se comprenden no
solamente los papeles revestidos de características formales, sino todos los
que puedan sustituirlos y tomen otra forma como ocurriría en último extremo con
la correspondencia.
Estos documentos mercantiles se envían al Departamento de contabilidad donde los contadores y auxiliares de
contabilidad toman de ellos los datos necesarios para efectuar los
asientos en
los libros. Cuanto más grande sea la empresa mayor será la necesidad del empleo de documentos. Si se trata de una gran empresa
de ventas por departamentos, habrá en ella muchos dependientes atendiendo a la venta en los distintos lugares en que se divide; al
mismo tiempo cierto número de compradores estará adquiriendo
mercancías del mercado local, nacional o internacional. En todos los
departamentos de venta se estará recibiendo dinero en pago de las ventas efectuadas, el cual se
entrega en caja y luego se envía a depositar al banco; a su vez se hacen desembolso bajo la responsabilidad del tesorero. Tratándose de
una organización de la clase que hemos descrito, sería imposible que llevase
a cabo sus operaciones sin emplear una gran cantidad de documentos de naturaleza mercantil.
Los documentos intercambiados por las empresas que intervienen en una
transacción mercantil facilitan la conclusión de esta, informan al contador o
auxiliar de contabilidad respecto a las secuencias de las operaciones y sirven
de autorización para hacer la anotación de los libros de contabilidad.
En conclusión, podemos decir que entra dentro de la
idea de documentación mercantil toda constancia escrita de una transacción
comercial o de un aspecto de ella que pueda utilizarse para:
a.
Certificar las anotaciones en los libros de
contabilidad.
b.
Probar un hecho desde el punto de vista legal.
Con respecto a lo dicho en segundo término conviene
observar que los libros de contabilidad son tan sólo un medio de prueba, y
aunque en ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental para decidir
un fallo, nunca servirán para destruir la evidencia surgida de un comprobante
escrito y revestido de las características legales: puede decirse entonces que
aún los libros de contabilidad pierden valor sino están apoyados en un archivo de documentos bien organizado.
Nuestro código de comercio vigente establece al respecto
en su artículo 124, entre otras cosas que:
“Las obligaciones mercantiles y su liberación se
prueban" :
a.
Con documentos públicos.
b.
Con documentos privados.
c.
Con facturas aceptadas.
d.
Con telegramas.
e.
Con cualquier otro medio de prueba admitido por la ley civil.
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